Немного о Yaware и учете рабочего времени

20.10.2016

Управление и продуктивность1 Comment

В связи с волной вопросов и возражений, возникших при тестовом внедрении системы учета рабочего времени Yaware, хочу тоже высказаться по этому вопросу. В данном диалоге я выступаю и от лица руководства WebAkcent (как руководитель одного из отделов) и в качестве обычного сотрудника, который тоже выполняет свою работу и отчитывается о результатах.

Что это?

Итак, что такое Yaware? Отправляемся на официальный сайт и читаем:

Тут интереснее всего третий пункт и, как мне кажется, его стоит перенести на первое место и выделить особо. По сути, два оставшихся пункта этого списка являются инструментами анализа продуктивности.

С одной стороны, конечно, можно вооружиться таймером, блокнотом, ручкой и вести записи времени, которое мы тратим на каждую задачу. Лет 10-15 назад мы бы так и поступали, потом бы еще тратили день в конце месяца на то, чтоб это все разобрать, свести к условно удобному виду и проанализировать. Но мы живем в 21 веке и лично мне хочется, чтоб большинство процессов были автоматизированы. А потому маленькое приложение, которое выполняет за меня все эти действия, вплоть до рисования красивых диаграмм и графиков – это здорово.

Мое мнение таково – в первую очередь, Yaware нужен самому работнику, а уже во вторую – его руководителю.

Предвижу ворох протестов, поэтому поясню свою позицию.

Зачем оно?

Все мы люди и всем нам тяжело сохранять концентрацию на рабочем процессе непрерывно. Кроме того, если несколько часов подряд усиленно заниматься одной задачей (особенно когда она достаточно монотонна или откровенно скучна), то производительность неизбежно падает. Это известный факт и множество специалистов по оптимизации рабочего процесса советуют отвлекаться на другие задачи или даже просто на какие-то не относящиеся к рабочей деятельности вещи, чтоб сохранять свою продуктивность на должном уровне. Но человек – существо увлекающееся, а потому «отдохну пять минут, посмотрю ролик на YouTube или проверю ленту Twitter» с легкостью превращаются в «ой, а куда ушли последние полтора часа?»

В итоге имеем сотрудника, который пытается в сжатые сроки уместить объем работы, рассчитанный на существенно больший отрезок времени. Да, все мы фактически работаем по свободному графику и сами определяем себе рабочие часы, но дедлайны все же никто не отменял, а потому подгонять себя все равно приходится – проектов много, задач еще больше, на прокрастинацию просто нет времени. Вот именно в этот момент в игру и вступают системы учета рабочего времени, всевозможные тайм-трекеры и прочее ПО этого класса.

Кто-то спросит, зачем такое длинное вступление? Дело в том, что вопросами личного тайм-трекинга и замеров продуктивности я озаботился достаточно давно, задолго до того, как я пришел в WebAkcent. Мною был перепробован ворох всевозможных систем и приложений, в итоге я остановился на связке Todoist + система Pomodoro. Именно с них мне и пришлось пересаживаться на Yaware и, честно признаться, в первый момент мне тоже показалось, что это лишнее. Но попользовавшись немного, я изменил свое мнение и дальше расскажу, почему.

Распространенные возражения и заблуждения

Существует некоторый базовый набор шаблонных возражений против внедрения программ и систем учета рабочего времени. Я постараюсь пройтись по основным подобным клише и попробую объяснить, почему не стоит воспринимать все в таких «черных» тонах.

«Вы собираетесь за мной шпионить!»

Yaware – не программа-шпион! Да, в системе существует возможность делать скриншоты экрана и снимки с вебкамеры, но эти функции отключены для всех сотрудников в нашем аккаунте. Если не считать этого, то единственная информация, которую клиент передает в базу, это текущее активное приложение, урл открытой страницы (если приложение – браузер) и время, проведенное пользователем в этом активном окне. Yaware не фиксирует нажатия клавиш клавиатуры, не перехватывает данные при заполнении форм и не следит за вами любым другим способом.

«Мои пароли к онлайн-играм и номера счетов в офшорах утекут неизвестно куда!»

Yaware – абсолютно безопасна. Компания использует в работе сервера Amazon, размещенные, соответственно, в США и получить к ним доступ невозможно без разрешения американского суда. Кроме того, при передаче данных клиент использует защищенное SSL-соединение, а данные на серверах, в свою очередь, шифруются ключем, хранящимся отдельно. Поэтому, даже имея физический доступ к серверу, вскрыть и расшифровать базу – занятие как минимум для Кевина Митника) С другой стороны, мне решительно не понятно, что такого интересного может хранить эта база – кому кроме вас и вашего непосредственного руководителя интересно, сколько времени вы провели в Планфиксе, а сколько – в Slack’е?

«Она будет «есть» ресурсы моего компьютера!»

Yaware не нагружает вашу систему – как видно на скриншоте ниже, во время активного мониторинга процессы Yaware в сумме потребляют настолько мизерное количество ресурсов системы, что даже не самый современный компьютер этого не заметит.

«Руководство не доверяет своим сотрудникам!»

Установка Yaware – не показатель недоверия со стороны руководства! Как правило, руководитель ставит себе клиент в первую очередь, потом к тесту подключаются руководители отделов и только после этого доходит очередь до теста в рамках всей компании. Это распространенный кейс и WebAkcent тоже проходит по этому пути – до того, как запустить тест по всем сотрудникам, мы проверили Yaware на себе. Скажу больше – если по результатам тестирования будет принято решение не внедрять сервис на постоянной основе, я заведу себе личный аккаунт (благо, он бесплатный) для оптимизации своей деятельности.

Отдельно о недоверии и продуктивности

Но вернемся к тезису о недоверии – система учета рабочего времени нужна в первую очередь самому сотруднику, я уже писал об этом выше, но это важный момент, и я хочу заострить на нем внимание. Внедрение подобного ПО – закономерный шаг на пути развития любой компании, особенно если рабочие процессы выстроены удаленно. Поясню свою мысль – все мы хотим зарабатывать больше, ведь так? Но для того чтобы наша финансовая мотивация росла, необходим рост доходов компании. А один из основных способов ускорить этот процесс – оптимизация рабочих процессов и правильное распределение ресурсов. Что, в свою очередь, абсолютно невозможно сделать без замеров и анализа продуктивности, как индивидуальной, так и в рамках отдела, проекта, всей компании. Кстати, я провел свое мини-исследование – действительно, компании, внедрившие системы учета рабочего времени и анализа продуктивности, увеличили последнюю на значения от 10% до 25%.

Поэтому, если хотите зарабатывать больше – самое время повышать личную продуктивность.

А как можно повысить то, что не измеряется? Вот тут вам и поможет статистика Yaware – вы всегда имеете доступ к данным по своей активности, видите, сколько времени в абсолютных величинах или в процентах тратится на рабочие коммуникации, офисные приложения или ленты соцсетей. А когда есть продуктивность, выраженная в цифрах, всегда можно найти, что оптимизировать!)

Что касается вопроса доверия – здесь можно долго ломать копья и так и не добиться конструктивного разговора, однако, если человек готов к диалогу, понимает цели и вектор развития компании и видит себя в ней не только в данный конкретный момент времени и не только ради получения месячного оклада, то, ИМХО, вопрос доверия здесь не стоит. Почему? Потому что если сотрудник стремится развиваться в рамках компании, то он понимает, зачем внедряются определенные инструменты, пусть поначалу они и кажутся ущемляющими права, личные свободы и т.д. Кстати, в большинстве случаев, уже через пару недель сотрудники просто перестают замечать трекер и относятся к нему как к рабочему инструменту. Кроме того, иногда возникают ситуации, когда проверить чью-то работу действительно необходимо (и у нас такая ситуация возникала в начале зимы), так как недобросовестные работники, к сожалению, тоже встречаются. На постоянной же основе никто не собирается ни за кем следить – поверьте, у всех хватает своей работы.

And последнее…

В качестве «вишенки на торте» и дополнительной мотивации хочу сообщить, что внес предложение о дополнительном премировании самых продуктивных сотрудников месяца. Александр поддержал эту инициативу, и если Yaware все-таки будет внедрена на постоянной основе, то после периода первичных тестов и категоризации, каждый месяц на основе открытой статистики будут премироваться сотрудники, занявшие в графике продуктивности первое и второе места. Премия будет составлять +10% и +5% к заработной плате, соответственно.

 

Роберт Кудринский

Руководитель отдела наполнения